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Aktualitätsstand:
11.04.2017

Beschreibung der Aufgaben des IPA Vorstandes und ihrer Beisitzer

  Verbindungsstellenleiter [Top]
  • Repräsentiert die Verbindungsstelle nach außen
  • Ansprechpartner für alle Fragen der IPA-Mitgliedschaft
  • Übermittlung von Stipendien-Anträgen an die Deutsche Sektion
  • Übersendung von Werbematerial für IPA-InteressentenInnen
  • Durchführung der Mitgliederehrung
  • Eröffnung der IPA Veranstaltungen (wie beispielsweise Sommerfest, Wiesbadener Polizeiball uvm.)
  • Einberufung und Leitung der Vorstandssitzungen
  • Konzeption der Mitgliederbriefe
  • Vorbereitung und Durchführung der Mitgliederversammlung
  • Vorbereitung des Rechenschaftsberichtes
  • Übersendung von Geburtstagskarten an Mitglieder mit "runden Geburtstagen"
  • Aussprechen von Beileidsbekundungen im Namen der Verbindungsstelle
  Sekretär/in [Top]
  • Stellverteter und Abwesenheitsvertreter des Verbindungsstellenleiters
  • Bearbeitung und Verteilung der Post
  • Kontaktpflege zur Presse
  • Fertigung des Protokolls bei der Mitgliederversammlung und Vorstandssitzung
  • Vorbereitung von Daten für Vbst-L
  • Fertigung des Kultur- und Sozialberichtes für die IPA Deutschland e.V.
  • Erstellung von Berichten in Zusammenarbeit mit weiteren Vorstandsmitgliedern
  Sekretär/in Daten [Top]
  • Verwaltung und Administration insb. Änderungen, Aktualisierung der Mitgliederdaten wie Adresse, Dienststelle, Ereichbarkeiten, Bankdaten
  • Abgleich der Daten mit der Landesgruppe
  • Bearbeitung der Neumitgliedschaft insb. Beantragung des IPA Ausweises und Übersendung
  • Listenmäßiges Aufstellung der Geburtstagsdaten pro Monat für die Geburtstagskarten
  • Bereithalten der Bankdaten für die Schatzmeisterin
  • Auskunftsstelle des Vorstandes bei Fragen zu Mitgliederdaten
  • Übersendung von Werbematerial für IPA-InteressentenInnen
  Schatzmeister/in [Top]
  • Kassenbuchführung
  • Kontrolle der Bankdaten insb. Eingang des Mitgliedsbeitrags zum Jahresanfang und Einziehung der Mitgliedsbeiträge
  • Verwaltung der finanziellen Mittel der Verbindungsstelle
  • Abrechnung mit der Landesgruppe und der Deutschen Sektion für die Mitgliedsmarken
  • Vorbereitung des Kassenberichtes für die Mitgliedsversammlung
  Beisitzer/in Reisen [Top]
  • Kontaktaufnahme und Pflege zu Verbindungsstellen und Reisebüros
  • Konzeption und Vorbereitung inkl. Durchführung der Reisen (Reiseverlauf, Inhalte, Bezahlung, Versicherung u.a.)
  • Ansprechpartner für Reisen und Ausflüge
  Beisitzer/in Ruheständler [Top]
  • Kontaktaufbau und Pflege zu allen IPA-Mitgliedern der Verbindungsstelle Wiesbaden, die sich in Pension oder Rente befinden
  • Weiterleitung von zwischenzeitlichen Informationen von angesetzten Reisen oder Besuche, Veranstaltungen oder Änderungen gegenüber dem am Jahresanfang veröffentlichten Veranstaltungskalender
  • Erinnerungen an besondere oder auch einen kurzen Bericht über vergangene Veranstaltungen
  • persönliche Übermittlung der Geburtstagsgrüße zu runden oder 75. Geburtstagen
  • Besuch von Mitglieder i.V.m. längerem Krankenhausaufenthalt, Aufenthalt im Pflegeheim
  • Intressenvertreter der Ruheständler im Vorstand
  • Ansprechpartner für Ruheständler
  Beisitzer/in Polizeiball (derzeit ohne Funktion) [Top]
  • Konzeption und Vorbereitung inkl. Durchführung der Veranstaltung
  • Koordination des Verkaufs der Eintrittskarten und Platzverteilung
  • Ansprechpartner für Polizeiball
  Beisitzer/in Gästebetreuung [Top]
  • Ansprechpartnerin für Gäste, die die IPA-Verbindungsstelle Wiesbaden besuchen möchten
  • Unterstützung der Gäste bei der Unterkunftsuche
  • Erstellung eines Rahmenprogramms, Abstimmung von Programminhalten in Zusammenarbeit mit dem Vorstand
  • weitere Aufgaben, die für die Gästebetreuung notwendig sind...
  Beisitzer/in IPA Clubraum (derzeit oihne Funktion) [Top]
  • Vorbereitung der Lokation bei den Clubabenden (Reinigung, Sitzordnung)
  • Getränke und Imbiss einkaufen
  • Verpflegung der Mitglieder mit kleinen Snacks und Getränken bei den Clubabenden
  • Unterstützung beim Sommerfest
  Beisitzer/in Informationstechnik (IT) [Top]
  • Konzeption und Programmierung der Homepage inkl. Aktualisierung der Inhalte
  • Unterstützung des Vorstandes bei Fragen zur IT
  • Unterstützung des Sekretärs Daten bei der Aktualisierung der Mitgliedsdatenbank
  • Erstellung von Vorlagen für einen einheitlichen Schriftverkehr und Visitenkarten
  • Mitarbeit bei der Erstellung des Terminkalenders, Organisationsplans, Plakaten, Getränkelisten u.a.
  • Vorträge bei Clubabende zum Thema IT (Internet, Technik etc.)
  • Einrichten und Pflegen eines Vorstandsbereichs für den Informationsaustausch
  • Einrichten und Pflegen eines Mitgliederbereichs für den Informationsaustausch u.a. Bilder, Reisen, Ehrungen usw.
  Ansprechpartner/Innen der Dienststellen [Top]
  • Pflege der "IPA-Info-Tafeln" bei den jeweiligen Behörden
  • Beratung von IPA-Interessenten zur IPA Mitgliedschaft
  • Beschaffung von Werbematerial und Übergabe an IPA-Interessenten
  • Vermittlung von Kontakten und Adressen für IPA-Mitglieder (Gästehäuser, IPA national/international u.v.m.)